نحوه ی ارتباط در محل کار جدید خود احتمالات مکالمات فراوانی با همکاران آلمانی و مشتریان خواهید داشت. نکات زیر به شما کمک می کنند تا در ارتباطات کلامی و غیرکلامی در محل کار خود موفق باشید و از سوء تفاهم ها جلوگیری نمایید.
نحوه ی ارتباط در آلمان
نحوه ی ارتباط در آلمان، معمولا به صورت مستقیم است. احساسات معمولا نقشی در مکالمه ایفا نمی کنند. بنابراین از این که همکار شما بدون مقدمه یا گفتگوی کوتاه، نگرانی یا نظرات خود را ابراز می کند، ناراحت نشوید. در بسیار از مواد این یک تعرض شخصی محسوب نمی شود. بلکه یک رابطه ی کاری معمولی است. در شرکت های آلمانی لزوما روابط شخصی چندان کاربردی ندارند.
همان گونه که نحوه ی ارتباط کارمندان آلمانی به طور مستقیم می باشد؛ از شما نیز انتظار دارند که نظرات خود را به روشنی بیان نمایید. حتی اگر هنوز نمی توانید به خوبی به زبان آلمانی صحبت نمایید؛ باید نظرات و انتقادات سازنده ی خود را آشکارا بیان نمایید. حاشیه روی و زیرکی، فریب کاری محسوب می شود.
وقتی که با تلفن صحبت می کنید باید بعضی موارد رفتاری را در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که در هنگام جواب گویی به تلفن نام خانوادگی خود را ذکر نمایید. همچنین برای خطاب قرار دادن شخصی که با تلفن با او صحبت می کنید و او را نمی شناسید از کلمه ی”شما” استفاده نمایید. حتی اگر در کشورهای دیگر این کار کمی غیرعادی باشد؛ در آلمان معمولا باید مخاطب را مودبانه مورد خطاب قرار دهید. این موضوع شامل صحبت با تلفن نیز می شود.
فرهنگ کار و جلسات در دفتر کاری
بسیاری از کارفرمایان در آلمان، ساعات کاری انعطاف پذیر را پیشنهاد می کنند. اگر ساعات کار ثابت دارید باید همیشه وقت شناس باشید. اگر دیر به محل کار می رسید؛ با یکی از کارکنان تماس بگیرید و عذرخواهی کنید.
وقت شناسی در ملاقات ها و جلسات اداری نیز داری اهمیت است. ساعت شروع و پایان مشخص، بخشی از فرهنگ جلسات در آلمان است. در آلمان ما به دستور کار ( فهرست عنوانین موضوعات مطرح شده) در جلسات اعتقاد داریم. بنابراین اگر جلساتی با ساعات پایان نامحدود در آلمان وجود ندارند، غافلگیر نشوید. مطمئنا در جلسات، با تعارفات دوستان و رفتار گرم همکاران آلمانی مواجه می شوید. اما در ملاقات هایی که با یکدیگر دارید نباید انتظار خنده و شوخی را داشته باشید. به خود و همکاران جدیدتان فرصت بدهید. هنگامی که کم کم با یکدیگر آشنا می شوید؛ در حضور یکدیگر احساس راحتی بیشتری می نمایید.
تنظیم قرار ملاقات ها
در کار روزانه ی خود آماده ی قرار ملاقات برای بیشتر مذاکرات باشید. این امر معمول نیست که بی خبر به همکاران خود مراجعه کنید و درباره ی مطالب مهم صحبت نمایید. اگر موردی فوری به طور غیرمنتظره پیش بیاید که نیاز به تصمیم گیری سریع داشته باشد؛ بهترین کار این است که از طریق تلفن یا ایمیل از همکارتان بپرسید آیا برای صحبت با شما فرصت دارد؟
نحوه ی ارتباط در محل کار
در محل کار شکل صحیح خطاب قرار دادن و عناوین اشخاص از اهمیت فراوانی برخوردار است. اگر شخصی را ملاقات می نمایید که قبلا هرگز ندیده اید یا با افرادی ارتباط دارید که از شما بزرگتر هستند یا مافوق شما هستند؛ از نحوه ی صحیح خطاب قرار دادن آن ها اطمینان حاصل نمایید.
در محیط حرفه ای، بهتر است که همیشه از کلمه ی “شما” استفاده نمایید. اگر مخاطب شما دارای عنوانی مانند “دکتر” است شما باید این عنوان را به همراه نام خانوادگی او به کار ببرید مانند: آقای دکتر مولر یا خانم دکتر مولر. خطاب قرار دادن افراد با نام کوچک یا کلمه ی “تو” در آلمان فقط برای دوستان و خانواده صورت می گیرد. البته اگر همکارتان به شما گفت که می توانید او را “تو” خطاب کنید یا به شما اجازه داد که عنوان دکتر را حذف کنید شما باید بپذیرید. اگر آن ها از شما چنین تقاضایی بکنند،؛ با شما روابط صمیمانه ای دارند. از آن به بعد می توانید یکدیگر را با نام کوچک صدا کنید. چنین کاری رابطه ی شما با همکارانتان را شخصی تر می نماید و اعتماد بیشتری در رابطه ی کاری ایجاد می نماید. در بیشتر شرکت های بین المللی، کاربرد نام کوچک و کلمه ی تو در بین همکاران بسیار رایج است. در ابتدای کار ببینید که افراد چگونه خود را معرفی می کنند و روش آن ها را دنبال کنید. به یاد داشته باشید که بر خلاف دیگر کشورها، “تو” خطاب کردن در محیط کار در آلمان الزاما به معنای داشتن دوستی و صمیمیت نیست. اگر حتی همکارتان شما را “تو” خطاب می کند؛ به این معنا نیست که شما می توانید اوقات فراغت را با یکدیگر بگذرانید. برای بسیاری از آلمانی ها هنوز، جدایی بین زندگی حرفه ای و خصوصی وجود دارد.
آنا از صربستان
من کار خود را در اشتوتکارت آغاز کردم، خودم را به همه ی همکارانم معرفی کردم و با آن ها دست دادم. بنابراین تصور می کردم که دست دادن شیوه ی معمول احوالپرسی مردم در آلمان است. بنابراین هر روز با همکارانم دست می دادم. بعد از یک هفته یکی از همکارانم مرا کنار کشید و توضیح دادن که فقط سلام کردن هنگام ورود به دفتر اداری کافی است. دست دادن فقط برای معرفی اولیه است. من این را نمی دانستم. اما خوشحالم که همکارم مرا از این موضوع آگاه کرد.
گفتگوهای کوتاه و روابط غیر رسمی
نحوه ی ارتباط چه در محل کار و چه در اوقات فراغت آشنایی با افراد از گفتگوی کوتاه آغاز می شود. در آلمان مدت زمان زیادی برای برقراری ارتباط شخصی در محیط کار لازم است. به همین علت است که پیدا کردن مطلب مناسب برای گفتگوی کوتاه همیشه آسان نیست. با گذشت زمان مطالب مناسبی برای گفتگوی کوتاه خود پیدا خواهید کرد. از آنجا که آلمانی ها مهارت چندانی در گفتگوهای کوتاه ندارند؛ محیط کار و روابط آرامی با همکاران خواهید داشت.
اگر کسی شما را به دیگران معرفی نکرد؛ خودتان این کار را انجام دهید. خودتان به نزد افراد بروید و صحبت را با آن ها آغاز نمایید. شکل معمول سلام و احوالپرسی، سلام کردن و روز به خیر گفتن است. اگر در باواریا هستید به جای کلمه ی “هالو” (سلام) از عبارت “گروز گوت” (سلام) استفاده نمایید. در شمال آلمان می توانید با عبارت “موین موین” سلام و احوالپرسی نمایید. به این وسیله مطمئنا سر صحبت را باز می کنید.
نحوه ی ارتباط و چگونگی ادامه ی صحبت
گفتگوی کوتاه با آلمانی ها، شامل تلاش برای این که خود را شاد یا آگاه نشان دهید؛ نیست. این گفتگو شامل صحبت با مردم و داشتن رفتاری دوستانه و آشنا شدن از طریق صحبت با آن ها است. به خصوص در موقعیت های کاری، گفتگوی کوتاه، فضا را دلپذیر می نماید. سعی نکنید با صحبت را با لطیفه های پشت سر هم آغاز کنید. چند دقیقه سکوت کنید و با دقت گوش کنید. سپس صحبت را با اشاره به مطلبی که مخاطب در مورد آن صحبت کرده؛ ادامه دهید. اگر ممکن است از مخاطبان سوال بپرسید. آن ها از سوال شما استقبال می کنند و به این وسیله ارتباط اولیه برقرار می شود.
موضوعات مکالمه
هنگام صحبت، آلمانی ها بیشتر دوست دارند درباره ی موضوعات روزمره صحبت نمایند. این ها عناوینی هستند که افراد می توانند ساعت ها درباره ی آن صحبت نمایند. به عنوان مثال این عناوین شامل آب و هوا، سفر، ورزش ( به ویژه لیگ فوتبال آلمان) یا سایر سرگرمی ها است. از صحبت درباره ی موضوعات بحث برانگیز خودداری نمایید. این موضوعات شامل سیاست، مذهب و سوال درباره ی میزان حقوق و دستمزد مخاطب است. این ها موضوعاتی هستند که فقط می توانید با دوستانتان درباره ی آن ها صحبت نمایید. علاوه بر این، هنگام صحبت فاصله ی فیزیکی را با مخاطب حفظ نمایید و با آهنگ صدای مناسبی صحبت کنید. در آغوش گرفتن و بوسیدن گونه ها را برای خانواده و دوستان نگه دارید. انجام این کارها، مناسب محل کار نیست.
نحوه ی ارتباط در هنگام جشن های کاری؟
جشن ها و گردش های کاری بخشی از فرهنگ سازمانی در آلمان هستند. یکی از این مراسم، مهمانی سالانه ی کریستمس با همکاران است. نوع این مهمانی در شرکت های مختلف متفاوت است. قانون کلی در گردش ها و جشن های کاری، تمرکز بر روابط اجتماعی و همبستگی است. مسائل کاری به ندرت در این مهمانی ها مطرح می شوند. شرکت نکردن در این گردش ها و جشن ها تحت شرایط خاصی ممکن است به عدم علاقه به گروه کاری یا شرکت تلقی شود. لباس مناسب برای گردش کاری به نوع آن گردش بستگی دارد.
به اضافه ی جشن های محل کار، با توجه به منطقه ی شما، ممکن است در محل کار خود مهمانی کارناوال (کاروان شادی) نیز داشته باشید. در شهرهایی که مردم به کارناوال علاقه دارند مانند شهرهای حاشیه ی رود راین و ماین، برگزاری جشن کوچک در محل کار مرسوم است. در حالی که در شهر کلن، کارکنان با لباس مبدل در این جشن ها شرکت می کنند؛ در سایر مناطق پوشیدن چنین لباس هایی نامناسب است.